Trwa wczytywanie produktów

Case study: 41 sesja UNESCO w Krakowie

W dniach od 2 do 12 lipca 2017 r. w Krakowie, odbywała się 41. sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa organizowana przez polski rząd oraz UNESCO. Dzięki zaufaniu ze strony Agencji BERM Creative Production Group oraz Narodowego Instytutu Dziedzictwa, zespół Cardilla miał zaszczyt obsługi procesu rejestracji gości oraz recepcji tego największego w Polsce wydarzenia 2017 roku. W tym artykule chcieliśmy podzielić się z Wami naszymi doświadczeniami i wyzwaniami, które towarzyszyły nam podczas tej (największej w naszym portfolio) realizacji.


Zobacz nasze referencje:


Skala wydarzenia

41 sesja była największym międzynarodowym przedsięwzięciem w Polsce w 2017 roku. Przygotowania do tego szczytu trwały miesiącami, a my przeprowadziliśmy się do Krakowa na ponad 3 tygodnie (montaż wydarzenia zajął 7 dni), aby zapewnić najbardziej profesjonalną obsługę uczestników, jak to tylko możliwe. Oprócz naszego zespołu, przy realizacji tego ogromnego zlecenia pracowało ponad 600 osób! Tak ogromna liczba pracowników i podwykonawców było niezbędna do obsługi prawie 4000 uczestników z ponad 130 krajów. Wyobraź sobie, że około 2000 osób przechodziło przez specjalny namiot bezpieczeństwa codziennie, przez 11 dni z rzędu. Nasz zespół obsługi recepcji składał się z 16 osób, które przez wspomniane 11 dni pracowały od wczesnego ranka do późnego wieczora. W zespole musieliśmy stworzyć odpowiedni grafik, dzięki któremu każdy znał swoje miejsce i odpowiadał za konkretne zadanie, w tym kierowanie i informowanie wchodzących gości, asystowanie uczestnikom przy otwieraniu bramek czy uzupełnianie materiałów identyfikacyjnych na stanowiskach recepcyjnych. Stworzenie takiego harmonogramu było tym bardziej trudne, że obsługa odbywała się w 3 językach: polskim, angielskim i francuskim. Przy kontakcie z uczestnikami ze wszystkich stron świata musieliśmy oczywiście posiłkować się również znajomością języka rosyjskiego i hiszpańskiego, z czym również zespół poradził sobie doskonale. W trakcie 11 dni kongresu rozdystrybuowano ponad 20 tysięcy publikacji oraz 40 tysięcy wyprodukowanych materiałów promocyjnych. Uczestnicy zadawali nam dziesiątki pytań, m.in. o organizowane przez Agencję dodatkowe 53 wydarzenia, tzw. Side-eventy. Dzięki ponad 3-godzinnemu, profesjonalnemu szkoleniu oraz stałemu kontaktowi z pozostałymi punktami informacyjnymi, zespół był na to gotowy.


Wyzwanie logistyczne

Przy takiej skali wydarzenia dużym wyzwaniem okazało się logistyczne dopasowanie ze sobą wszystkich działań i elementów recepcji. Dla końcowego efektu musieliśmy nawiązać ścisłą współpracę z Organizatorem oraz Agencją, ochroną i służbami bezpieczeństwa, transportem, magazynem materiałów, pozostałymi punktami informacyjnymi oraz wieloma jeszcze działami produkcji tego wydarzenia. Dzięki procedurze dostaw z magazynu oraz wytypowaniu osoby dbającej o stały porządek i uzupełnianie materiałów konferencyjnych, byliśmy stale przygotowani do nieprzerwanej obsługi uczestników, od rana do wieczora. Sprawa może się wydawać prosta, jednak zapewnienie konfekcjonowania, magazynowania i uzupełniania kompletów materiałów było tylko pozornie łatwe - dostawaliśmy w międzyczasie również 'misje specjalne' jak np. obsługa delegacji, dla której zostały przygotowane inne, personalizowane welcome pack'i. Rozwiązanie nie do końca idealne może sprawdzić się przy obsłudze 40 czy nawet 400 osób, jednak przy liczbie 4000 uczestników, procesy rejestracji muszą być pewne, automatyczne i sprawdzone. Byliśmy przygotowani: zapasowy sprzęt do szybkiej podmiany w razie awarii, wsparcie techniczne IT na miejscu, kontakt z innymi działami za pomocą krótkofalówek oraz przygotowany plan działania sprawdziły się.


Najwyższy poziom bezpieczeństwa

Podczas przygotowań i w trakcie 41 sesji pracowaliśmy na szeroką skalę z profesjonalną firmą ochroniarską, policją oraz ABW. W związku z rangą wydarzenia oraz ilością zagranicznych delegacji, obecnością polityków i prasy zagranicznej - szczyt UNESCO znajdował się pod ścisłą kontrolą służb i policji. Cała strefa Centrum Kongresowego ICE w Krakowie została ograniczona i zamknięta dla ruchu. Wjazd dla dostawców odbywał się przez mobilny policyjny skaner, natomiast wejście dla pieszych tylko poprzez specjalny namiot bezpieczeństwa. Namiot, w którym znajdowała się nasza recepcja. Zanim jednak uczestnicy dotarli do recepcji, musieli przejść rygorystyczną kontrolę bezpieczeństwa z wykrywaczami metalu oraz skanerami bagażu. Po przejściu kontroli uczestnik trafiał do naszej recepcji, gdzie rejestrowaliśmy gości, robiliśmy zdjęcia, kontrolowaliśmy dokumenty i zgodę organizatora na udział, a na końcu procedury wydawaliśmy w pełni spersonalizowane identyfikatory. Kod kreskowy obecny na identyfikatorze otwierał bramki, przez które uczestnik mógł wejść na teren wydarzenia. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe było również odebranie dostępu osobie, której już został wydany identyfikator (np. wycofana zgoda na udział). Nasza załoga recepcji przeszła specjalne szkolenie na wypadek różnych nieprzewidzianych sytuacji, w tym pożaru i innych zagrożeń.

Rozwiązania, które zadziałały

Rejestracja tak ogromnej ilości uczestników ze wszystkich stron świata zakończona sukcesem, zadowolenie Klienta oraz brak awarii, problemów czy nietrafionych rozwiązań to czynniki, które powodują, że jesteśmy naprawdę dumni z tej trudnej realizacji i widzimy, że zbierane przez nas doświadczenia procentują. Niewątpliwą podstawą powodzenia było odpowiednie przygotowanie - tutaj słowa uznania należą się przede wszystkim agencji BERM, która zepewniła doskonałą komunikację oraz support dla działań naszej recepcji. Na szkolenie obsługi przewidzieliśmy dużą część dnia poprzedzającego, przygotowaliśmy odpowiednie procedury, zatrudniliśmy zaufanych, sprawdzonych ludzi. Hostessy mówiące płynnie w językach angielskim, francuskim oraz innych profesjonalnie komunikowały się z gośćmi. Sami stworzyliśmy dodatkowe procedury, którymi miło zaskoczyliśmy naszego Klienta, np. nasz "Lost and found corner" czyli biuro rzeczy znalezionych, do którego trafiały nie tylko zguby z okolic recepcji, ale w kolejnych dniach również przedmioty z całego centrum kongresowego. Zaopatrzenie w apteczkę i niezbędne akcesoria gospodarczo-techniczne również sprawdziły się, kiedy pojawiła się taka potrzeba. Zapasowy sprzęt - drukarka, o której już wspominałem, oraz stałe wsparcie IT to również przykład rozwiązań, które zadziałały - po niespodziewanej awarii, wadliwa drukarka została w ciągu kilkuminut wymiona na zapasową, dzięki czemu recepcja utrzymała 100-procentową płynność.

Najważniejsze elementy?

Ten artykuł nie miał być 'receptą na sukces' ponieważ jak wszyscy organizatorzy i event managerowie wiedzą - nie ma dwóch takich samych wydarzeń! Chcieliśmy jednak podzielić się z Wami naszym doświadczeniem, a doświadczenie to jest o tyle dla nas ważne, że była to nasza największa realizacja do tej pory, podczas której niesamowicie się zżyliśmy, wiele nauczyliśmy a ostateczny efekt okazał się wielkim sukcesem, kiedy organizatorzy z ramienia UNESCO dziękowali nam, zapewniając, że ta realizacja na długo wyznaczy nowy standard dla kolejnych edycji sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO.



Przygotowanie i profesjonalizm obsługi

Nie licz na profesjonalną obsługę bez profesjonalnego przygotowania. Przed realizacją konieczne jest przygotowanie scenariuszy, dokładne szkolenie i ćwiczenia nie mogą odbyć się w ostatniej chwili, na kilka minut przed startem rejestracji.

Automatyzacja i integracja

Na eventowej recepcji nie ma czasu na wyszukiwanie identyfikatorów, niedziałający system czy ręczne zabiegi. Pamiętać bezwzględnie należy o automatyzacji procesów, bo to dzięki nim przy obsłudze setek czy tysięcy uczestników proces będzie szybki i niezawodny.

Sprawdzony system rejestracji

System rejestracji, który jest przetestowany na "eventowym polu bitwy" nie zawiedzie Cię w najważniejszym momencie, a jego dodatkowe opcje mogą okazać się przydatne nawet w ostatniej chwili, już na miejscu wydarzenia.

Doświadczenie w koordynacji

Doświadczony koordynator przewidzi możliwe problemy i zapobiegnie im. Kluczowe są decyzje o ilości stanowisk, scenariuszu obsługi uczestników czy dodatkowych integracjach, które mogą mieć wpływ na recepcję.





Michał Borkowski

Cardilla Events / Managing Director

11 lat w Cardilla

Stworzyłem markę Cardilla z myślą o nowoczesnych, przyjaznych i profesjonalnych rozwiązaniach w sferze identyfikacji eventowej. Jeżeli masz pytania lub przemyślenia odnośnie powyższego artykułu - zapraszam do kontaktu.