W dniach od 2 do 12 lipca 2017 r. w Krakowie, odbywała się 41. sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa organizowana przez polski rząd oraz UNESCO. Dzięki zaufaniu ze strony Agencji BERM Creative Production Group oraz Narodowego Instytutu Dziedzictwa, zespół Cardilla miał zaszczyt obsługi procesu rejestracji gości oraz recepcji tego największego w Polsce wydarzenia 2017 roku. W tym artykule chcieliśmy podzielić się z Wami naszymi doświadczeniami i wyzwaniami, które towarzyszyły nam podczas tej (największej w naszym portfolio) realizacji.

Zobacz nasze referencje:

Wyzwanie logistyczne

Przy takiej skali wydarzenia dużym wyzwaniem okazało się logistyczne dopasowanie ze sobą wszystkich działań i elementów recepcji. Dla końcowego efektu musieliśmy nawiązać ścisłą współpracę z Organizatorem oraz Agencją, ochroną i służbami bezpieczeństwa, transportem, magazynem materiałów, pozostałymi punktami informacyjnymi oraz wieloma jeszcze działami produkcji tego wydarzenia. Dzięki procedurze dostaw z magazynu oraz wytypowaniu osoby dbającej o stały porządek i uzupełnianie materiałów konferencyjnych, byliśmy stale przygotowani do nieprzerwanej obsługi uczestników, od rana do wieczora. Sprawa może się wydawać prosta, jednak zapewnienie konfekcjonowania, magazynowania i uzupełniania kompletów materiałów było tylko pozornie łatwe - dostawaliśmy w międzyczasie również 'misje specjalne' jak np. obsługa delegacji, dla której zostały przygotowane inne, personalizowane welcome pack'i. Rozwiązanie nie do końca idealne może sprawdzić się przy obsłudze 40 czy nawet 400 osób, jednak przy liczbie 4000 uczestników, procesy rejestracji muszą być pewne, automatyczne i sprawdzone. Byliśmy przygotowani: zapasowy sprzęt do szybkiej podmiany w razie awarii, wsparcie techniczne IT na miejscu, kontakt z innymi działami za pomocą krótkofalówek oraz przygotowany plan działania sprawdziły się.

Rozwiązania, które zadziałały

Rejestracja tak ogromnej ilości uczestników ze wszystkich stron świata zakończona sukcesem, zadowolenie Klienta oraz brak awarii, problemów czy nietrafionych rozwiązań to czynniki, które powodują, że jesteśmy naprawdę dumni z tej trudnej realizacji i widzimy, że zbierane przez nas doświadczenia procentują. Niewątpliwą podstawą powodzenia było odpowiednie przygotowanie - tutaj słowa uznania należą się przede wszystkim agencji BERM, która zepewniła doskonałą komunikację oraz support dla działań naszej recepcji. Na szkolenie obsługi przewidzieliśmy dużą część dnia poprzedzającego, przygotowaliśmy odpowiednie procedury, zatrudniliśmy zaufanych, sprawdzonych ludzi. Hostessy mówiące płynnie w językach angielskim, francuskim oraz innych profesjonalnie komunikowały się z gośćmi. Sami stworzyliśmy dodatkowe procedury, którymi miło zaskoczyliśmy naszego Klienta, np. nasz "Lost and found corner" czyli biuro rzeczy znalezionych, do którego trafiały nie tylko zguby z okolic recepcji, ale w kolejnych dniach również przedmioty z całego centrum kongresowego. Zaopatrzenie w apteczkę i niezbędne akcesoria gospodarczo-techniczne również sprawdziły się, kiedy pojawiła się taka potrzeba. Zapasowy sprzęt - drukarka, o której już wspominałem, oraz stałe wsparcie IT to również przykład rozwiązań, które zadziałały - po niespodziewanej awarii, wadliwa drukarka została w ciągu kilkuminut wymiona na zapasową, dzięki czemu recepcja utrzymała 100-procentową płynność.

Ten artykuł nie miał być 'receptą na sukces' ponieważ jak wszyscy organizatorzy i event managerowie wiedzą - nie ma dwóch takich samych wydarzeń! Chcieliśmy jednak podzielić się z Wami naszym doświadczeniem, a doświadczenie to jest o tyle dla nas ważne, że była to nasza największa realizacja do tej pory, podczas której niesamowicie się zżyliśmy, wiele nauczyliśmy a ostateczny efekt okazał się wielkim sukcesem, kiedy organizatorzy z ramienia UNESCO dziękowali nam, zapewniając, że ta realizacja na długo wyznaczy nowy standard dla kolejnych edycji sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO.