Trwa wczytywanie produktów

Case study 2: It's time CBRE

Dla zaprzyjaźnionej Agencji RIVAL zrealizowaliśmy kompleksowy proces rejestracji online wraz z komunikacją e-mail/SMS z uczestnikami oraz pełną obsługą recepcji w dniu wydarzenia. 6 lutego 2020 odbyła się konferencja z okazji 20-lecia CBRE na polskim rynku, która była eventem nowoczesnym, dopiętym na ostatni guzik i pełnym ciekawych rozwiązań, czym chcieliśmy się z Wami podzielić.


Zobacz nasze referencje:


Wyzwanie ekologiczne

Klient od początku realizacji zgłaszał chęć zrealizowania recepcji i towarzyszących jej materiałów w sposób możliwie najbardziej ekologiczny. Idąc zgodnie z tą myślą zapronowaliśmy dwustopniowe rozwiązanie ekologiczne: produkcję eko identyfikatorów i smyczy oraz ich recykling! 20-lecie CBRE w Polsce było jedną z pierwszych konferencji na których zastosowaliśmy identyfikatory z nowego, włoskiego tworzywa PCV z dodatkiem specjalnej chemii, dzięki której materiał w naturalnych warunkach rozkłada się w ciągu 4 zamiast 400 lat! Takim identyfikatorm towarzyszyły smycze, których taśma została wykonana z tworzywa pochodzącego w 100% z przetworzonych butelek PET. Jako uzupełnienie ekologicznych materiałów, razem z agencją RIVAL zaproponowaliśmy wykorzystanie naszych standów SmartSTAND i zamienieniu ich w eleganckie urny do zbierania identyfikatorów przy opuszczaniu eventu. Pomysł spotkał się z dużym entuzjazmem uczestników, którzy chętnie z niego korzystali, dzięki czemu zdecydowana większość materiałów została poddana recyklingowi. Odzyskaliśmy elementy takie jak karabińczyki i grippery kart PCV, a same karty zostały zniszczone oraz oddane do recyklingu we współpracy ze stałym partnerem - firmą STENA Recycling.


Weryfikacja i komunikacja

Na potrzeby rejestracji stworzyliśmy w systemie formularz dopasowany do korporacyjnych wymogów CBRE, który został zintegrowany w stronie wydarzenia. Procesowi rejestracji online na wydarzenie towarzyszył rozbudowany mechanizm komunikacji a jej całość odbywała się w języku angielskim. Klient skorzystał z naszej opcji weryfikacji rejestracji, dzięki czemu uczestnicy dostawali stosowne powiadomienia e-mail w momencie akceptacji lub odrzucenia ich zgłoszenia. W całym procesie rejestracji staraliśmy się odpowiednio komunikować Klientom postępy, dostarczać niezbędnych informacji oraz przedstawić schemat procesu rejestracji dla płynnego jego przebiegu. Tak też się stało - uczestnicy, których zgłoszenie zostało pozytywnie rozpatrzone otrzymali dwa dni przed konferencją mailing zawierający indywidualny QR na potrzeby recepcji oraz krótkie, czytelne informacje. O otrzymaniu tej ważnej wiadomości dodatkowo przypominał krótki SMS od 'CBRE' wysłany z naszego systemu. Dodatkowym komunikatem ekologicznym we wspomnianym mailingu była informacja o braku konieczności drukowania zaproszenia QR - naszej recepcji wystarcza w zupełności okazanie go na ekranie urządzenia mobilnego.


Recepcja 2.0 by Cardilla

'It's time CBRE' to czas biznesowego świętowania 20-lecia firmy w Polsce, ale dla nas również czas na pokazanie jak przygotować profesjonalną recepcję wydarzenia na początku nowej dekady! Trzeba przyznać, że idealna współpraca na linii Cardilla-Agencja-Klient to podstawa sukcesu - tak właśnie było w tym przypadku. Za pomocą naszego specjalnego kalkulatora obliczyliśmy konieczną do sprawnej obsługi ilość stanowisk recepcyjnych. Wizualnie, zadbaliśmy o każdy detal, od apaszek dla hostess po obrandowane lady recepcyjne SmartBOX. Całość recepcji z podświetlonymi logo wydarzenia w ladach, zespołem profesjonalnych hostess, standem EKO oraz ścianką w tle robiła profesjonalne wrażenie już na samym wejściu. Zadbaliśmy również o to, żeby praca recepcji była tak samo sprawna, jak jej efekt wizualny. Jakie są podstawy tej sprawnej pracy? Stabilny moduł recepcyjny systemu Cardilla.events, Sprawdzony sprżęt z szybkimi drukarkami kart Evolis Zenius i profesjonalnymi czytnikami kodów oraz dokładne szkolenie obsługi i obecność doświadczonego koordynatora. Uczestnicy przygotowani na okazanie swoich zaproszeń z kodem QR bardzo pomagali w usprawnianiu pracy recepcji. Dbaliśmy, aby czas obsługi jednej osoby nie przekraczał 20-30 sekund. Na koniec sprzątanie :) Po zakończonej rejestracji, nasze mobilne lady w kilka chwil wyjeżdżają na kółkach na zaplecze, gdzie dopiero stanowiska są demontowane.

Rozwiązania, które zadziałały

Wielką satysfakcją jest dla nas właśnie wdrażanie rozwiązań, które możemy potem obserwować jak sprawdzają się w rzeczywistości na obsługiwanych przez nas wydarzeniach. Jak przykładowo formularz rejestracji z możliwością dopasowania do korporacyjnego stylu i design'u Klienta oraz uruchomienia w ciągu kilku godzin. Cenną rzeczą są również rozwiązania, które podsuwają nam nasi Klienci. Dzięki tej realizacji, zmodyfikowaliśmy nieco nasz moduł akceptowania uczestników i komunikowania się z nimi, co okazało się doskonałym rozwiązaniem. To pokazuje wspaniałą zależność, że doświadczenie naszych Klientów i Partnerów, to teraz również nasze doświadczenie :) Nie możemy w tym podsumowaniu nie wspomnieć o szybkiej i automatycznej recepcji opartej o kody QR, które coraz więcej uczestników zna i chętnie z niego korzysta. Dla wydarzenia to doskonałe rozwiązanie, nie tylko zgodne z przepisami, ale szybkie i nowoczesne.

Najważniejsze elementy?

Ten artykuł nie miał być 'receptą na sukces' ponieważ jak wszyscy organizatorzy i event managerowie wiedzą - nie ma dwóch takich samych wydarzeń! Chcieliśmy jednak podzielić się z Wami naszym doświadczeniem, a doświadczenie to jest o tyle dla nas ważne, że była to jedna z tych realizacji, przy których praca była przyjemnością a efekt tej pracy wielką satysfakcją.



Ekologia na najwyższym poziomie

Zaproponowaliśmy i wyprodukowaliśmy efektowne i w pełni ekologiczne materiały identyfikacyjne, takie jak identyfikatory z eko PCV oraz smycze z butelek PET, a następnie zadbaliśmy o ich zebranie i 100% recykling.

Automatyczna recepcja

Moduł recepcyjny Cardilla pozwala na obsługę gościa wydarzenia w ciągu 20-30 sekund dzięki automatycznemu i w 100% zgodnemu z RODO procesowi oznaczenia obecności i wydruku ID poprzez wczytanie kodu QR uczestnika.

Komunikacja z uczestnikami

System rejestracji z rozbudowanymi możliwościami wysyłek komunikatów e-mail i SMS był kluczowym elementem komunikacji z uczestnikami. Odpowiednia strategia tych komunikatów to podstawa, dzięki której uczestnicy są w pełni doinformowani.

Precyzyjny harmonogram

Doświadczenie zarówno po stronie event managera produkującego wydarzenie jak i dostawcy usług rejestracji pozwoliło na zbudowanie realnego i precyzyjnego harmonogramu działań i ich profesjonalną realizację.





Michał Borkowski

Managing Director

11 lat w Cardilla

Stworzyłem markę Cardilla z myślą o nowoczesnych, przyjaznych i profesjonalnych rozwiązaniach w sferze identyfikacji eventowej. Jeżeli masz pytania lub przemyślenia odnośnie powyższego artykułu - zapraszam do kontaktu.