Dla zaprzyjaźnionej Agencji RIVAL zrealizowaliśmy kompleksowy proces rejestracji online wraz z komunikacją e-mail/SMS z uczestnikami oraz pełną obsługą recepcji w dniu wydarzenia. 6 lutego 2020 odbyła się konferencja z okazji 20-lecia CBRE na polskim rynku, która była eventem nowoczesnym, dopiętym na ostatni guzik i pełnym ciekawych rozwiązań, czym chcieliśmy się z Wami podzielić.

Zobacz nasze referencje:

Weryfikacja i komunikacja

Na potrzeby rejestracji stworzyliśmy w systemie formularz dopasowany do korporacyjnych wymogów CBRE, który został zintegrowany w stronie wydarzenia. Procesowi rejestracji online na wydarzenie towarzyszył rozbudowany mechanizm komunikacji a jej całość odbywała się w języku angielskim. Klient skorzystał z naszej opcji weryfikacji rejestracji, dzięki czemu uczestnicy dostawali stosowne powiadomienia e-mail w momencie akceptacji lub odrzucenia ich zgłoszenia. W całym procesie rejestracji staraliśmy się odpowiednio komunikować Klientom postępy, dostarczać niezbędnych informacji oraz przedstawić schemat procesu rejestracji dla płynnego jego przebiegu. Tak też się stało - uczestnicy, których zgłoszenie zostało pozytywnie rozpatrzone otrzymali dwa dni przed konferencją mailing zawierający indywidualny QR na potrzeby recepcji oraz krótkie, czytelne informacje. O otrzymaniu tej ważnej wiadomości dodatkowo przypominał krótki SMS od 'CBRE' wysłany z naszego systemu. Dodatkowym komunikatem ekologicznym we wspomnianym mailingu była informacja o braku konieczności drukowania zaproszenia QR - naszej recepcji wystarcza w zupełności okazanie go na ekranie urządzenia mobilnego.

Rozwiązania, które zadziałały

Wielką satysfakcją jest dla nas właśnie wdrażanie rozwiązań, które możemy potem obserwować jak sprawdzają się w rzeczywistości na obsługiwanych przez nas wydarzeniach. Jak przykładowo formularz rejestracji z możliwością dopasowania do korporacyjnego stylu i design'u Klienta oraz uruchomienia w ciągu kilku godzin. Cenną rzeczą są również rozwiązania, które podsuwają nam nasi Klienci. Dzięki tej realizacji, zmodyfikowaliśmy nieco nasz moduł akceptowania uczestników i komunikowania się z nimi, co okazało się doskonałym rozwiązaniem. To pokazuje wspaniałą zależność, że doświadczenie naszych Klientów i Partnerów, to teraz również nasze doświadczenie :) Nie możemy w tym podsumowaniu nie wspomnieć o szybkiej i automatycznej recepcji opartej o kody QR, które coraz więcej uczestników zna i chętnie z niego korzysta. Dla wydarzenia to doskonałe rozwiązanie, nie tylko zgodne z przepisami, ale szybkie i nowoczesne.

Ten artykuł nie miał być 'receptą na sukces' ponieważ jak wszyscy organizatorzy i event managerowie wiedzą - nie ma dwóch takich samych wydarzeń! Chcieliśmy jednak podzielić się z Wami naszym doświadczeniem, a doświadczenie to jest o tyle dla nas ważne, że była to jedna z tych realizacji, przy których praca była przyjemnością a efekt tej pracy wielką satysfakcją.